GESTION DE COBRO DE CARTERA PARA LA PROPIEDAD HORIZONTAL

 

ORIENTACIONES Y ESTRATEGIAS PARA EL MANEJO DE CARTERA EN PROPIEDAD HORIZONTAL Editorial sobre Propiedad Horizontal en Colombia Redactado por: Edgar Fernando Martínez Z. Bogotá D.C., Septiembre de 2023. Fuentes Consultadas: Ley 675 /2001 – Guía de la Construcción Editorial Legis. Magazín Norma Común Decreto 159 de 2004 Departamento Administrativo de Planeación Distrital – Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Año 2007Ley 675 /2001 Revista Condominios & Editorial Legis. Fundación Colombiana del Derecho Inmobiliario & Comercial – Dirección de Servilonjas De acuerdo a las actividades desarrolladas a través de talleres, análisis de informes, artículos informativos y de prensa, y los talleres en el Chat llevados a cabo, con la participación de algunos actores como Administradores, miembros del Consejo de Administración y Copropietarios de Condominios de Vivienda, y Centros Comerciales; y teniendo en cuenta la importancia del tema en las Copropiedades; he decidido hacer una reseña de algunas orientaciones sobre el tema y algunas recomendaciones para el manejo de la Cartera en Propiedad Horizontal, que sirvan de herramienta de consulta para Ustedes. Retomando lo que he publicado en el artículo sobre este tema de Julio de 2008 y posteriormente publicado en las Notas de Prensa del Blog; partamos de estos conceptos técnicos. Veamos entonces algunas definiciones: Que es la Cartera?: Se define la cartera como una relación discriminada de cuentas por cobrar, que se representa en los estados financieros de una entidad, esta cuenta representa un Activo y a su vez una fuente de Ingresos. Que es Cobranza? Es la acción ó efecto de cobrar, con el fin de percibir lo que otros deben; en la gestión de cobro prima el Interés de recaudar independiente de la relación entre el deudor y el cobrador. Para el caso de la Propiedad Horizontal; en primera instancia el responsable en la cobranza y gestión de recaudo de cartera, es el Administrador de la Copropiedad; para ello debe desarrollar una serie de competencias y estrategias para el recaudo de la cartera. Ha sido costumbre en diferentes ámbitos de los negocios en Colombia, que al fracasar la gestión de cartera en la etapa comercial ó administrativa, iniciar la ejecución de la deuda a través de procesos judiciales, para obtener el saneamiento de las cuentas por cobrar en sus estados financieros. Sin embargo es importante destacar que no necesariamente los especialistas en derecho, son especialistas en el cobro de cartera en etapa pre jurídica, y al iniciar los procesos ejecutivos se realizan estos bajo las premisas del Código Civil y Código de Procedimiento Civil. El Cobro se divide entonces en dos directrices y cada uno con sus propias etapas de desarrollo y gestión de la acción de cobro. ETAPAS DE COBRO DE LA CARTERA EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL.   A. COBRANZA ADMINISTRATIVA A cargo de la Administración de la Copropiedad y se determina por las siguientes etapas: 1. Etapa de Cobranza Predictiva. Corresponde a la etapa en la cual, la administración teniendo en cuenta el análisis a los estados financieros y el comportamiento del recaudo con base a los ingresos; procede a realizar estadísticas, predicciones sobre flujos de ingresos por temporadas, un análisis del entorno y los factores que lo afectan; y con lo anterior aplica una política de recaudo de cuotas de sostenimiento con el objetivo claro de evitar el crecimiento desmedido de la cartera. En esta etapa es fundamental, adelantar una serie de estrategias, tendientes a evitar que la cartera tenga crecimiento y afecte directamente la ejecución presupuestal y el flujo de ingresos. 2. Etapa de Cobranza Preventiva. Es la etapa en la cual, la Administración ha determinado con base a los estados financieros y el flujo de efectivo, que la cartera tiene un comportamiento en incremento y ha afectado la ejecución presupuestal y el flujo de ingresos. Entonces es en esta etapa en la cual se deben afianzar las políticas y procedimientos para la recuperación de cartera en edad temprana; en a cual la Administración debe mantener informado al Consejo de Administración y a los propietarios sobre su gestión y los procedimientos a aplicar en el futuro inmediato (plan de gestión de cobro). La diligencia sobre el tema, en esta etapa; puede marcar la diferencia en el crecimiento ó estabilización del comportamiento de las cuentas por cobrar. B. COBRANZA POR LA VIA EJECUTIVA Es la que se desarrolla a través de apoderado judicial (abogado); derivado de la facultad en en el ejercicio de las funciones de la administración (Artículo 51 Ley 675 de 2001). 1. Etapa de Cobranza por vía Judicial. En esta etapa se determina, que la Cartera ha tenido un crecimiento al estado crítico por el escaso recaudo de las cuotas de sostenimiento de algunos ó de la mayoría de las unidades privadas, esta situación puede considerarse a profundidad cuando afecta la ejecución presupuestal y la situación financiera y de flujo de efectivo en la Copropiedad. También se determina que la gestión de la Administración ha sido insuficiente, para lograr el recaudo de las cuotas de sostenimiento, y las políticas en el recaudo de cartera delimitadas por los órganos de dirección y administración en las etapas anteriores. Esta etapa se determina de acuerdo a lo expuesto anteriormente, y en la cual la Administración decide a través de apoderado judicial, iniciar el procedimiento ejecutivo en las condiciones y mecanismos establecidos por el Sistema Judicial; a la que se acude para hacer efectivo el recaudo de la cuenta por cobrar. Contrario a lo que se piensa esta etapa; se caracteriza por: -Recopilación de información financiera y administrativa para recopilar el acervo probatorio y la constitución del título ejecutivo. Lo cual ocasiona el incremento en los costos iniciales para adelantar el proceso ejecutivo. - Se accede al sistema judicial, el cual debe realizar todos los pasos establecidos en la normatividad, actuando en derecho y equidad, debe evaluar las pretensiones del demandante y el derecho de defensa del demandado. Esto requiere un lapso de tiempo considerable. - Los costos para adelantar el proceso se incrementan, a razón de la causación de nuevos gastos administrativos, de notificación, póliza judicial, papelería, para el secuestro de bienes etc; y en último el pago de honorarios profesionales al apoderado judicial, entre otros. Esta etapa se pueden presentar una serie interminable de condiciones y procedimientos que se deben cumplir para el resultado favorable del proceso ejecutivo. Todo lo anterior debe ser tenido en cuenta por los órganos de administración y dirección de la Copropiedad antes de tomar la decisión de acudir a esta instancia. Entonces es Recomendable iniciar procesos de Cobro Coactivo? La Ley 675 de 2001, en Colombia en parte subsano las diferencias que existían específicamente en las legislaciones anteriores, bajos las cuales, las Copropiedades tenían diseñados sus Reglamentos de Propiedad Horizontal; lo anterior con relación directa a la constitución de la deuda y los mecanismos y requisitos para ejecutarsen; pero hasta ahí. Es importante recordar que los procedimientos de cobro coactivo ó ejecutivo dependen en forma y fondo por los que determina en este caso de nuestro País el Código Civil y Código genera del proceso y otras normas netamente de procedimiento; además es importante tener en cuenta el funcionamiento del "Sistema de Administración de Justicia", el cual es lento y costoso; y para cada caso, el Juez debe hacer un análisis de todos los aspectos integrales de un proceso jurídico, esto en proporción directa al agotamiento de cada paso dentro del mismo proceso. Si bien es importante destacar, que en caso de tener que acudir a esta etapa, se debe tener en cuenta los aspectos tratados anteriormente, antes de tomar una decisión sobre el particular; y recordar que aunque la intención de la Copropiedad, corresponda al recaudo de las cuotas o expensas que el propietario del bien privado no canceló oportunamente; también el deudor puede acudir a instancias legales para defender sus derechos; en ello se recomienda a los interesados en acudir a un cobro jurídico mediante acción ejecutiva, bajo  lo siguiente: * La constitución de la deuda (causación de los diferentes tipos de cuentas.) que da lugar al título ejecutivo claro, consistente y dentro del marco legal. * La documentación administrativa requerida (actas, certificaciones, etc). * La certificación de representación legal y el poder otorgado al profesional a cargo de representar a la persona jurídica dentro del proceso (apoderado). * La redacción de la y presentación de la demanda. * Las pretensiones dentro del proceso (solicitud de medidas cautelar.     Una vez radicada la demanda, la administración de justicia, asignará el despacho judicial en el cual cursará la acción (reparto y asignación, admisión) dentro de los términos correspondientes. A partir de allí dentro del proceso civil de tipo ejecutivo y de conformidad al debido proceso; el despacho judicial deberá proveer: - La eventual conciliación dentro del proceso. -  El Régimen Probatorio dentro del proceso. (hechos y pretensiones de la demandante) (las exepciones del demandado) junto a los términos en que deberán actuar las partes que obran dentro del proceso.  - La defensa del demandado. - Nulidades y vicios, prescripciones de la deuda. - Etapa final del Proceso - Fallo.   C. ESTRATEGIAS Y RECOMENDACIONES PARA LA GESTION DE COBRO DE LA CARTERA EN MORA A CARGO DE LA ADMINISTRACION DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL.   RECOMENDACIONES: - Desarrollar un plan para manejo de cartera en el cual se determinen las estrategias, actividades y tareas para el recaudo de la cartera vencida. 1.Celebrar Acuerdos de Pago, respaldados por un título Valor. 2.Para Copropiedades ubicadas en estratos socioeconómicos altos, se puede aplicar el sistema de recaudo a través de Tarjeta de crédito, débito. 3. Aprobar y Definir un reglamento para Morosos, donde se definen las posibilidades de conciliacion de intereses por mora, la restriccion en el uso de los bienes y servicios No escenciales. Este reglamento debe ser aprobado por la Asamblea de Propietarios. 4. En el sistema contable y presupuestal, incluir el rubro de la provisión de cartera, para amortizar los costos por el no recaudo inmediato y a corto plazo de las cuentas por cobrar. 5. Hacer uso de los mecanismos establecidos en la Ley de Propiedad Horizontal, acerca de la restricción a morosos de los servicios comunes no esenciales. 6. La conciliación de ciertos tipos de deudas, tales como Multas, intereses por mora; (con la aprobación por parte de la Asamblea de Propietarios). 7. Realizar actividades administrativas de acercamiento con los deudores a través del contacto personal, correspondencia, y seguimiento telefónico. ESTRATEGIAS: - Elaborar un diagnostico de la cartera, primero clasificándola de acuerdo a su edad, posteriormente realizar una revisión detallada de los concepto que la componen (cuotas ordinarias, intereses por mora, multas ó sanciones y cuotas extraordinarias); por cada unidad privada. -Hacer una revisión a nivel contable y financiero del grado de afectación de la cartera y la revisión individual de cada caso. -Hacer una revisión acerca de los estados de cuenta de cada inmueble deudor, verificar sí previamente tuvieron algún acuerdo de pago, que haya sido incumplido ó suspendido, verificar las causas del incumplimiento. -Con base a este análisis y de acuerdo a los resultados, entre la administración y el área contable y con el apoyo del Consejo de Administración; diseñar una política y un plan de recaudo con intenciones de negociación y conciliación de Intereses y revisión de multas, etc, teniendo en cuenta lo decretado por Asamblea de Propietarios sobre ese plan de recaudo, -De acuerdo al plan definido; iniciar un proceso de acercamiento con el deudor, mediante comunicaciones escritas requiriéndolo por la parte administrativa, proponiendo un acuerdo de pago extrajudicial, haciendo seguimiento a su cumplimiento por medio escrito, telefónico y personalizado. -En caso de incumplimiento y agotadas todas las gestiones administrativas, hacer el análisis de la documentación, costos y estado legal del Inmueble, previo a dar inicio a los procesos de cobro coactivo por acción judicial; para tener claridad de la duración y costos de dicho proceso. -Presentar los planes y políticas de recaudo, así como el Reglamento para Morosos; para que sea definido y aprobado por la Asamblea de Propietarios. RECOMENDACIONES PARA CELEBRACIÓN DE ACUERDOS DE PAGO Los acuerdos de pago, es una de las herramientas en la gestión del cobro administrativo, más utilizados en la Propiedad Horizontal; en el cual la Administración debe aplicar unas directrices muy precisas para utilizar esta herramienta en la que se busca el saneamiento de las deudas por parte de los deudores morosos en representación de las Unidades Privadas. Algunas sugerencias en cuanto a acuerdos de pago son: -Los acuerdos de pago se deben hacer con el propietario y no con los arrendatarios. -Los acuerdos deben ser por escrito, claros, expresos y exigibles. -Dentro de los acuerdo de pago debe existir un compromiso para pagar la deuda vieja y las cuotas actuales, para que no se sigan atrasando. (importante dentro del recibo de caja incluir específicamente, qué se está abonando y no olvidar colocar el saldo a la fecha). -No ser laxos con los plazos para el pago de la deuda. Pues esto puede generar mas atraso. -Negocie intereses, solo cuando la asamblea lo haya autorizado. Hay que recordar estos preceptos: Al administrador la ley le requiere cobrar la cartera morosa. Es su obligación hacerlo de acuerdo a la Ley 675 de 2001. -Si el administrador No gestiona el cobro la cartera, nadie más tendrá la potestad de hacerlo, de acuerdo a la norma. -El moroso de cuotas de administración, seguramente es también moroso en otras deudas. Por lo que el sistema de cobro debe ser convincente para lograr el pago. -Todos los morosos tienen unas terribles historias que sustentan las razones del No pago, pero independientemente de la historia, la misión del administrador es recuperar y del Propietario ó tendedor es pagar las obligaciones. Los casos especiales, que merecen consideración, déjelos en manos de la Asamblea General. El administrador no puede permitir que se pierda su credibilidad como recuperador de cartera. Al igual que un niño que se amenaza si no hace las cosas, pero nunca se cumplen las amenazas. A un moroso que se le amenaza constantemente con un proceso jurídico, pero éste nunca ocurre, lo único que se logra es que existan más morosos. De igual forma ocurre con las famosas cartas de pre jurídicos, si no logran el efecto esperado. Cuando las dos primeras cartas no logran su objetivo, es muy difícil que la tercera o cuarta carta lo logren. El moroso que recibe una carta pre jurídica por concepto de administración, seguramente, tiene una colección de pre jurídicos de otras entidades, así que la carta, se convierte en un prejurídico más de su colección personal. Uno de los más grandes problemas que enfrenta un administrador al momento de recuperar cartera, es que No cuenta con los recursos económicos para iniciar acciones ejecutivas contra los morosos. Por eso, si no tiene para los procesos jurídicos, es mejor no hacer pre jurídicos, pues puede llegar a perder la credibilidad como recuperador de cartera frente a los morosos. Se ha comprobado que cuando los acuerdos de pago se hacen de manera adecuada y con un seguimiento detallado de cada caso, se logra una efectividad de recuperación hasta del 90% de la cartera. Finalmente, es importante que los administradores entiendan que no es la cantidad de procesos jurídicos lo que determina el éxito, en otras palabras no es la cantidad, sino la efectividad. Con esto se quiere decir que poco sirve si un administrador inicia acciones contra 10, 15 o más morosos, si de todos esos casos se ganarán 3 o 4, y lo demás se pierde o se estancan por situaciones típicas como el patrimonio de familia, los procesos de divorcio, embargos de entidades hipotecarias, etc. Es mejor hacer un buen estudio de la cartera morosa, determinar cuales son las cuantías más altas, y más fáciles de cobrar, con mejores garantías (otras propiedades inmobiliarias, vehículos, salarios, etc.), y tomar las 2 mejores posibilidades e iniciar los procesos ejecutivos.  Al lograrlo, asegúrese de comunicar sus resultados por todos los medios posibles; Esta información verdaderamente intimida a un moroso, y muchas veces logra que el moroso, por temor a posibles embargos ó medidas cautelares, busque la forma de pagar. Así el administrador mantiene su prestigio como recuperador de cartera, pues “2 procesos que inició, 2 procesos que ganó”. Una vez lo logre, continúe con otros 2 o 3 y repita el procedimiento una y otra vez. Recuerde que una cartera sana en propiedad horizontal es el mejor indicador de gestion de la administración. Espero que el contenido de este artículo, les sea de mucha utilidad en sus actividades, la ilustración de estos temas, sobre Propiedad Horizontal; pueden enviar sus comentarios y aclaraciones a los correos que aparecen en la parte inferior de este artículo. Sí desea asesoría sobre el tema  ¡No dude en comunicarse!  Celulares y whatsapp 301 -6146435 / 305-4097515 e-mail: soportediscocompactoph@gmail.com  EDGAR FERNANDO MARTÍNEZ Z. Director del grupo en facebook "Amigos en la Propiedad Horizontal". Asesor & Consultor